POLITYKA PRYWATNOŚCI

  • Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)
    • Niniejsza polityka („Polityka”) dotyczy danych osobowych, które zbiera Arthur Hunt Consulting Polska Sp. z o.o. („Arthur Hunt”) prowadząc postępowanie rekrutacyjne dla kandydatów na pracowników oraz współpracowników.

Administratorem danych osobowych będzie w każdym przypadku:

Arthur Hunt Consulting Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres biura: al. J. Ch. Szucha 16/17, 00-582 Warszawa, email: office@arthurhunt.pl, tel. +48 22 290 28 28

W niniejszej Polityce informujemy o sposobach, w jakich dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres e-mail podany powyżej.

Co reguluje polityka prywatności?

Niniejsza Polityka dotyczy zbierania i wykorzystywania przez nas danych osobowych przekazywanych za pomocą papierowych kwestionariuszy osobowych na formularzach używanych przez Arthur Hunt, elektronicznych formularzy zamieszczanych na stronach internetowych lub przesyłania życiorysów (CV) kandydatów na pracowników lub stałych współpracowników niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia lub stosunku współpracy („Kandydaci” lub „Państwo”).

  • Jakiego rodzaju dane osobowe zbieramy?
    • Obowiązkowe dane Kandydatów

Od Kandydatów zbieramy podstawowe dane wskazane w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, takie jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Podanie tych danych przez Kandydatów jest wymogiem ustawowym (w przypadku Kandydatów zatrudnianych w oparciu o umowę o pracę). Konsekwencją niepodania danych jest niemożność nawiązania zatrudnienia.

Dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej

Od Kandydatów na stałych współpracowników, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą, zbieramy ponadto dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, takie jak firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej, adresy korespondencyjne, numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON) oraz numer rachunku bankowego.

Pozostałe dane zbierane od Kandydatów

Przy okazji wypełniania papierowych kwestionariuszy osobowych na formularzach używanych przez Arthur Hunt, elektronicznych formularzy zamieszczanych na stronach internetowych lub przesyłania życiorysów (CV), może Pan/Pani również podać inne dane, takie jak Państwa wizerunek utrwalony na zdjęciu. Podanie tych danych przez Kandydatów jest całkowicie dobrowolne, może się jednak przyczynić do lepszego poznania przez Arthur Hunt jak również spółkom z grupy kapitałowej Arthur Hunt Państwa kandydatury.

Dane wrażliwe

Przetwarzane przez nas dane osobowe mogą również obejmować specjalne, szczególnie wrażliwe kategorie danych, takie jak informacje dotyczące stopnia niepełnosprawności. Będą one szczególnie chronione przez Arthur Hunt. W szczególności takie dane nie będą udostępniane żadnym niepowołanym osobom.

Dane kontaktowe

Arthur Hunt zbiera również dane umożliwiające kontakt z Kandydatem, takie jak adres e-mail lub numer telefonu. W celu uczestniczenia w procesie rekrutacyjnym niezbędne jest podanie adresu e-mail; podanie numeru telefonu może przyczynić się do ułatwienia kontaktu z Państwem.

Dane zbierane z innych źródeł

Arthur Hunt może również zbierać dane osobowe pośrednio od podmiotów współpracujących, portali internetowych umożliwiających kontakt pomiędzy pracodawcami a kandydatami do pracy lub innych osób (np. pracowników lub współpracowników Arthur Hunt w przypadku polecania Kandydata), jeżeli istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna (np. wyraził/a Pan/Pani zgodę na przesłanie Pana/Pani kandydatury do Arthur Hunt). Pozyskując takie informacje, Arthur Hunt nie będzie nadmiernie ingerowała w prywatność Kandydata, ograniczy się jedynie do danych osobowych z obszaru zawodowego oraz będzie przetwarzała takie dane jedynie w celach związanych z prowadzeniem rekrutacji.

  • Na jakiej podstawie prawnej i do jakich celów przetwarzamy dane osobowe?
    • Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa lub zgodnie z Państwa żądaniem jest niezbędne do podjęcia konkretnych czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego;
  • przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub gdy wprost nakazuje nam to przepis prawa, np. art. 221 Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • realizujemy obowiązek prawny ciążący na współadministratorze czyli spółki z grupy kapitałowej Arthur Hunt w Austrii, Rumunii, Czechach i na Węgrzech, których listę wraz z adresami znajdzie Pan/Pani na stronie arthur–hunt.com, a także z naszymi klientami poszukującymi pracowników ( art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
  • przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Arthur Hunt lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością;

Takimi „uzasadnionymi interesami” są:

  • umożliwienie Arthur Hunt kontaktu z Kandydatem;
  • umożliwienie Arthur Hunt weryfikacji umiejętności lub kwalifikacji Kandydata za pomocą dodatkowych danych dobrowolnie podanych w procesie rekrutacyjnym przez Kandydata;
  • ustalanie lub dochodzenie przez Arthur Hunt roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
  • podejmowanie środków w celu utrzymania działań operacyjnych (np. planowanie zatrudnienia w Arthur Hunt, planowanie budżetu, planowanie przestrzeni itp.);
  • w niektórych przypadkach, gdy uzyskaliśmy Państwa wcześniejszą zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – dotyczy to zgody na przetwarzanie danych w celach wykonywania dalszych rekrutacji.
  • w przypadku zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
  • w przypadku ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
  • w określonym celu na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w jednym lub większej ilości celów (podstawa z art. 6 ust.1 lit. a) Rozporządzenia) – jeśli wyrazi Pan/Pani zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać w jakim konkretnie celu będziemy przetwarzać te dane. Informujemy, iż we wskazanych wyżej celach nie będziemy dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Pana/Pani danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań (profilowanie oznacza, np. w przypadku profilowania marketingowego określanie, którą ofertą może być Pan/Pani najbardziej zainteresowany/a w oparciu o wcześniejsze Pana/Pani wybory).
    W przypadku zmiany decyzji dotyczącej dokonywania profilowania zostanie Pan/Pani o powyższym poinformowany/a poprzez uzupełnienie niniejszej informacji i przesłanie jej na wskazany przez Pan/Panią adres poczty elektronicznej.

    • Podstawa prawna przetwarzania danych wrażliwych

Szczególne kategorie danych osobowych mogą być przetwarzane przez Arthur Hunt jedynie w określonych przepisami przypadkach, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych zobowiązań z zatrudnienia, zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej – dotyczy to danych osobowych obejmujących stopień niepełnosprawności i związane z nim szczególne uprawnienia.

Zgoda na przetwarzanie danych

Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, może być ona odwołana w każdej chwili w sposób równie łatwy, jak została udzielona. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych, do których podania nie są Państwo zobowiązani, nie będzie skutkowało odmową nawiązania stosunku umownego z Kandydatem, a jej odwołanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji dla Kandydata.

Cel przetwarzania danych

Zawsze przetwarzamy Państwa dane osobowe w określonym celu i przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są konieczne dla jego osiągnięcia. Dane osobowe Kandydatów przetwarzamy w celu:

  • podejmowania działań rekrutacyjnych, w tym kontaktu z Kandydatami;
  • przygotowania umów dotyczących zatrudnienia Kandydatów;
  • przestrzegania wszelkich obowiązków prawnych nałożonych na Arthur Hunt w stosunku do Kandydatów;
  • wykorzystania danych w innych rekrutacjach prowadzonych przez Arthur Hunt – w przypadku wyrażenia zgody przez Kandydata.
  • Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one przekazywane

Możemy przekazywać dane osobowe odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.4 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez nas zleconych, jeżeli wymaga od nas tego przepis prawa lub jeżeli dysponujemy inną podstawą prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie mogą być uznane:

  • podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Arthur Hunt, takie jak dostawcy narzędzi informatycznych oraz usług hostingowych.

Tego typu podmioty zazwyczaj nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Arthur Hunt. Arthur Hunt ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.

  • podmioty takie, jak:
  • kancelarie współpracujące świadczące usługi prawne oraz podmioty świadczące usługi doradztwa podatkowego i gospodarczego na rzecz Arthur Hunt;
  • dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
  • podmioty świadczące usługi rekrutacyjne lub agencje zatrudnienia.

Tego typu podmioty są zazwyczaj samodzielnymi administratorami danych, co oznacza, że Arthur Hunt nie ma wpływu na to, w jaki sposób oraz w jakim zakresie przetwarzają one Państwa dane osobowe. Arthur Hunt nie jest odpowiedzialna za zgodność działalności takich podmiotów z przepisami.

  • współadministratorzy Pana/Pani danych osobowych tzn. spółki z grupy kapitałowej Arthur Hunt w Austrii, Rumunii, Czechach i na Węgrzech, których listę wraz z adresami znajdzie Pan/Pani na stronie arthur–hunt.com, a także z naszymi klientami poszukującymi pracowników, dane te będą̨ przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na współadministratorze, dotyczącego udostępniania dokumentów i informacji w procesie rekrutacji.
  • wszelkie krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie.
  • Jak długo przechowujemy Państwa dane?

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to konieczne, aby osiągnąć cel, w którym zostały one zgromadzone lub aby było to zgodne z wymogami prawnymi.

Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane przez cały czas trwania procesu rekrutacji. Po upływie tego czasu dane osobowe Kandydatów w zakresie informacji o przeprowadzonej rekrutacji będą przetwarzane przez okresy przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych w celu umożliwienia Arthur Hunt obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia takich roszczeń, jeżeli zaistnieje ryzyko wysunięcia takich roszczeń przez lub w stosunku do Arthur Hunt; co do zasady jest to okres nie dłuższy niż 6 lat od momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego.

W przypadku udzielenia przez Państwa zgody, Państwa dane osobowe mogą być przechowywane dla celów ich wykorzystania w dalszych rekrutacjach prowadzonych przez Arthur Hunt przez okres wskazany w oświadczeniu o wyrażeniu zgody.

Jeśli jednak pragną Państwo, aby dotyczące Państwa dane osobowe zostały usunięte z naszych baz danych, istnieje możliwość złożenia wniosku zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie 7, który rozpatrzymy w sposób tam określony.

  • Jakie przysługują Państwu prawa i jak można z nich korzystać?
    • Przysługujące prawa

Kandydat ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Arthur Hunt. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, mają również Państwo prawo wnieść o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 7.2. poniżej. Arthur Hunt niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Mają Państwo również prawo do:

  • wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Arthur Hunt uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  • żądania usunięcia Państwa danych osobowych;
  • żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;
  • sprzeciwienia się – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Arthur Hunt;
  • przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Arthur Hunt w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Arthur Hunt z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Arthur Hunt będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym w szczególności RODO. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy o kontakt przy wykorzystaniu danych kontaktowych podanych w punkcie 1 niniejszej Polityki.

Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Arthur Hunt przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości sposobami wskazanymi powyżej.

Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Arthur Hunt istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu lub numeru telefonu kontaktowego). Zachęcamy Kandydatów do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.

Aktualizacje Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej Polityce, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej w Arthur Hunt.